Como reduzimos R$ 240,00 na cota condominial aumentando a eficiência do condomínio

Em muitos condomínios, a discussão sobre custos começa pelo fim: corta-se um serviço, reduz-se um posto de trabalho, adia-se uma manutenção. O resultado costuma ser o mesmo — uma economia curta, seguida de um problema caro. A história que contamos aqui seguiu o caminho inverso e, por isso, virou o ponto de partida da filosofia de gestão da MDantas.

No fim dos anos 1990, no Leblon, no Rio de Janeiro, um residencial com serviços chamado Leblon Double Service passou a ser administrado por José Leandro Dantas, que acumulava as funções de gerente e síndico do edifício. Sem softwares de gestão, sem aplicativos e sem painéis automáticos, ele fez uma coisa simples e trabalhosa: anotou tudo. Cada conta, cada consumo, cada contrato, mês a mês, em planilhas construídas à mão em um computador da época.

O efeito desse hábito apareceu no boleto: a cota condominial caiu R$ 240,00 — sem redução de serviços, sem perda de conforto e sem abrir mão da segurança.

1. Antes de cortar, é preciso enxergar

A primeira decisão não foi cortar nada. Foi medir. As planilhas registravam todos os gastos do condomínio, inclusive aqueles que normalmente passam despercebidos: material de limpeza, pequenos reparos, reposições, consumo de água e gás por período.

Esse acompanhamento permanente funcionava como um radar. Quando um item saía do padrão, o desvio aparecia antes de virar prejuízo — e indicava exatamente onde valia a pena atuar.

É uma frase modesta com uma consequência grande: sem registro, o condomínio não sabe o que gasta; sem saber o que gasta, qualquer corte é um chute.

2. Água e gás: onde estava o desperdício

Com os números na mão, dois itens ficaram evidentes.

A conta de água girava em torno de R$ 900 por mês. Identificada como um dos pontos fracos do controle de despesas, passou a receber investimento em iniciativas de redução de consumo — e caiu para cerca de R$ 600.

O gás era ainda mais expressivo: aproximadamente R$ 4 mil mensais. Ao estudar o consumo em detalhe, ficou claro que havia períodos do dia com pouca ou nenhuma utilização do aquecedor central, que mesmo assim seguia ligado 24 horas. A solução foi um temporizador, fazendo o equipamento operar em horários predeterminados. A conta passou para algo em torno de R$ 2.500.

Repare no detalhe que importa: nenhum morador ficou sem água quente. O aquecedor continuou funcionando com a mesma eficiência. O que foi eliminado não foi conforto — foi desperdício.

3. Pessoas no lugar certo, com supervisão de verdade

A mão de obra era quase toda terceirizada, mas a supervisão do dia a dia era feita de perto, pelo próprio síndico-gerente. A lógica: quem não conhece a realidade do prédio dificilmente consegue orientar bem quem trabalha nele.

Esse acompanhamento permitiu reduzir o número de empregados sem demissões traumáticas — reposicionando pessoas onde eram mais necessárias e adotando equipamentos quando eles atendiam melhor ao objetivo. Um circuito interno de TV e portões automáticos, por exemplo, substituíram quatro postos que se alternavam nas entradas de garagem e de serviço. Com os portões trancados e o controle feito de dentro da portaria, o acesso passou a ser liberado apenas para pessoas autorizadas: menos custo e mais segurança, ao mesmo tempo.

4. Contratos revistos, três orçamentos, sempre

Outra prática simples e decisiva: nada era contratado sem avaliar, no mínimo, três orçamentos. Serviços de manutenção periódica — elevadores, jardim, entre outros — tinham contratos revistos sempre que deixavam de corresponder às expectativas.

Esse é um ponto que muitos condomínios descuidam. O contrato antigo, renovado no automático, costuma ser mais caro do que o preço de mercado e menos exigente do que o condomínio precisa hoje.

5. Transparência: o que sustenta tudo

A parte menos visível dessa história é, provavelmente, a mais importante. Todos os meses, os moradores recebiam um boletim elaborado pelo próprio síndico com o que estava sendo feito, o que se pretendia fazer e quais eram os gastos.

O resultado apareceu na convivência: praticamente sem reclamações registradas e assembleias objetivas. Em uma delas, 34 moradores — quase 80% dos condôminos — compareceram, e duas assembleias (ordinária e extraordinária) foram concluídas em duas horas. Quando as pessoas são informadas ao longo do ano, elas chegam à assembleia para decidir, não para descobrir.

O que esse caso ensina para o síndico de hoje

Passadas mais de duas décadas, os instrumentos mudaram: hoje existem sistemas, indicadores, aplicativos e índices de saúde condominial. A lógica, porém, continua exatamente a mesma.

• Uma boa gestão começa conhecendo o condomínio. Antes de decidir, registre e compare. Sem dado, não há diagnóstico.
• Eficiência gera economia. O que reduz custo de forma sustentável é eliminar desperdício, não suprimir serviço.
• Planejamento evita gasto emergencial. Manutenção acompanhada custa uma fração do reparo de urgência.
• Transparência fortalece a relação com os moradores. Informação constante reduz conflito e acelera decisões.
• Tecnologia é importante, mas vem depois da cultura de gestão. Ferramenta boa em rotina desorganizada apenas organiza a desordem mais rápido.

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